Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Kevin Kaufhold
ReconBase – Datenrettung
Drosselweg 9
85653 Aying
Deutschland
E-Mail: kontakt@reconbase.de

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt.

2. Überblick: Welche Daten verarbeiten wir?

Auf dieser Website und im Rahmen der Datenrettungsleistungen können folgende Daten betroffen sein:

• Kontaktdaten aus dem Anfrageformular (Name, E-Mail, optional Telefon)
• Angaben zu Speichermedien, Vorfall, gewünschten Daten und Übergabe/Export
• Freitext Ihrer Anfrage sowie technische Metadaten zur Übermittlung (z. B. Zeitpunkt, IP-Adresse)
• Server-Logfiles beim Aufruf der Website
• lokal gespeicherte Darstellungseinstellung (Hell-/Dunkelmodus)
• bei einem Auftrag: Inhalte der eingesandten Datenträger, soweit für die Rettung erforderlich

3. Hosting

Diese Website wird bei der Alfahosting GmbH, Edmund-von-Lippmann-Straße 13–15, 06112 Halle (Saale), gehostet (Datenschutz von Alfahosting).

Beim Aufruf der Seiten werden technisch notwendige Server-Logfiles verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browser-/Betriebssystemangaben). Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Betriebs.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb)
• Speicherdauer: Die Server-Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht. Eine längere Speicherung einzelner Einträge erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist; die betroffenen Einträge werden dann bis zum Abschluss der Aufklärung aufbewahrt.
• Eine Zusammenführung der Logfiles mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Werbe- oder Analysezwecken findet nicht statt.
• Auftragsverarbeitung: Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Anfrageformular und E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie das Anfrageformular auf reconbase.de nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, die Erfolgsaussichten einzuschätzen und einen möglichen Auftrag vorzubereiten.

4.1 Verarbeitete Angaben

• Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer
• Anzahl und Art der Datenträger (Typ, Größe, optional Marke/Modell)
• Vorfallbeschreibung und ggf. Freitext „Sonstiges“
• Angaben zu wichtigen Dateitypen, Verzeichnis/Ordner, Weiterbenutzung des Mediums
• Übergabeart, Export-Datenträger-Wunsch sowie Orientierungsangaben zu Exportkosten
• Ihr Anfrage-Text sowie die von Ihnen gesetzten Bestätigungen (Diagnose, Verpackung, Versand, Widerrufsrecht, Datenschutz)
• technische Angaben zur Übermittlung (Zeitpunkt, IP-Adresse) zur Missbrauchsabwehr und Nachvollziehbarkeit

4.2 Zweck und Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an geordneter Kommunikation und Schutz vor Missbrauch)
• soweit erforderlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. über die Datenschutz-Checkbox)

4.3 Speicherung auf dem Webserver

Zusätzlich zur E-Mail-Übermittlung speichern wir Ihre Anfrage in einer geschützten Datenbank auf dem Webserver (Alfahosting), um Anfragen zu verwalten, Angebote zu erstellen und – nach Ihrer Annahme – einen Auftrag vorzubereiten. Der Direktzugriff auf diese Datei über das Internet ist technisch gesperrt.

4.4 Empfänger / Übermittlung

Die Formulardaten werden per E-Mail (SMTP über den Hoster) an kontakt@reconbase.de übermittelt. Sie erhalten eine Bestätigungsmail an die von Ihnen angegebene Adresse mit einer Kopie Ihrer Angaben. Zur Bearbeitung können die Anfragedaten in unsere lokale Auftragssoftware (CaseFlow) auf einem dienstlichen System abgerufen werden. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

4.5 Angebotsannahme per Link

Wenn wir Ihnen ein Angebot unterbreiten, kann die E-Mail einen persönlichen Annahme-Link enthalten. Der Link enthält einen einmaligen Sicherheitstoken und speichert Ihre Annahme in der Anfrage-Datenbank. Ohne gültigen Token ist keine Annahme über diesen Weg möglich. Alternativ können Sie das Angebot auch per E-Mail oder telefonisch annehmen.

4.6 Speicherdauer

Anfragen werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung, die Anbahnung bzw. Durchführung eines Auftrags und etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Wird keine Auftragsbeziehung begründet, löschen bzw. anonymisieren wir die gespeicherten Anfragedaten und die zugehörige Korrespondenz, sobald sie nicht mehr benötigt werden – in der Regel spätestens nach 12 Monaten, sofern keine längeren Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Verlangen (Art. 17 DSGVO) löschen wir die Daten früher, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

4.7 Pflichtangaben

Mit * gekennzeichnete Felder sind für die Bearbeitung erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Anfrage nicht sinnvoll bearbeitet werden.

5. Datenrettungsaufträge (Datenträger)

Wenn Sie einen Datenträger einsenden oder übergeben, können darauf personenbezogene Daten (eigene oder von Dritten) gespeichert sein. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der vereinbarten Diagnose und – nach Freigabe – der Datenrettung verarbeitet.

5.1 Zweck und Rechtsgrundlage

• Rechtsgrundlage für Ihre eigenen Daten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Datenrettungsvertrags)
• Zugriff nur im technisch erforderlichen Umfang; keine Auswertung zu anderen Zwecken
• Es findet keine inhaltliche Sichtung oder Bewertung Ihrer Dateien statt, die über das für die Wiederherstellung technisch Notwendige hinausgeht.

5.2 Personenbezogene Daten Dritter auf dem Datenträger

Auf eingesandten Datenträgern befinden sich regelmäßig auch personenbezogene Daten von Personen, die nicht unsere Vertragspartner sind (z. B. Absender von E-Mails, abgebildete Personen auf Fotos, Kontakte, Geschäftspartner). Diese Personen haben in die Verarbeitung nicht eingewilligt; eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO kann für sie daher nicht herangezogen werden.

• Rolle: Handeln Sie als Verbraucher, verarbeiten wir diese Drittdaten als eigenständig Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO – Ihre eigene Nutzung des Datenträgers unterliegt dabei in der Regel der Haushaltsausnahme (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Bei Aufträgen von Geschäftskunden erfolgt die Verarbeitung dagegen weisungsgebunden als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 5.5).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Wiederherstellung der Daten für den Verfügungsberechtigten sowie in der Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags. Die Verarbeitung beschränkt sich strikt auf den technischen Wiederherstellungsvorgang; die Daten werden nicht ausgewertet, nicht profiliert und nicht weitergegeben.
• Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Ob sich auf einem Datenträger besondere Kategorien personenbezogener Daten befinden, ist uns nicht bekannt und wird nicht ermittelt. Eine inhaltliche Auswertung findet nicht statt. Sollten solche Daten technisch unvermeidbar berührt werden, geschieht dies ausschließlich im Rahmen des maschinellen Wiederherstellungsvorgangs und unter den in Abschnitt 5.4 beschriebenen Schutzmaßnahmen.
• Information der betroffenen Personen: Eine Information dieser Personen nach Art. 14 DSGVO erfolgt nicht. Sie ist nach Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO entbehrlich, weil sie sich als unmöglich erweist bzw. einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde: Die betroffenen Personen sind uns weder bekannt noch ermittelbar, ohne die Daten genau dafür inhaltlich auszuwerten – was dem Schutzzweck zuwiderliefe und einen erheblich tieferen Eingriff darstellen würde als die Verarbeitung selbst. Als Ausgleich beschränken wir die Verarbeitung auf das technische Minimum und wenden die unter Abschnitt 5.4 genannten Schutzmaßnahmen an.

5.3 Löschung der Arbeitskopien

Für die Analyse wird ein Abbild (Image) des Datenträgers erstellt; die Auswertung erfolgt ausschließlich an dieser Arbeitskopie, nicht am Originalmedium.

• Arbeitskopien (Images) und daraus erzeugte Exportdaten werden spätestens 30 Tage nach Übergabe der geretteten Daten unwiderruflich gelöscht.
• Auf ausdrücklichen Wunsch löschen wir früher – eine kurze Mitteilung per E-Mail genügt.
• Kommt kein Auftrag zustande oder bleibt die Rettung erfolglos, werden Arbeitskopien spätestens 30 Tage nach Abschluss bzw. Abbruch des Vorgangs gelöscht.
• Die Löschung wird protokolliert; auf Anfrage erhalten Sie eine Löschbestätigung.
• Das Originalmedium wird zurückgegeben bzw. – auf Ihren Wunsch – nachweislich vernichtet.

5.4 Technische und organisatorische Maßnahmen

• Full-Disk-Encryption des Arbeitssystems und der Speicher, auf denen Arbeitskopien liegen
• Zugriff ausschließlich durch den Verantwortlichen (Einzelunternehmen, keine Mitarbeiter, keine Subunternehmer); keine Weitergabe an Dritte
• Physisch getrenntes Analysesystem: dedizierter Rechner ohne Fremdnutzung; das Original wird ausschließlich lesend zum Erstellen des Images angebunden
• Löschprotokoll über alle vernichteten Arbeitskopien mit Datum und Auftragsbezug
• Keine Cloud-Dienste, keine Auslagerung der Analyse, keine Übermittlung in Drittländer

5.5 Geschäftskunden: Auftragsverarbeitung

Erteilen Sie den Auftrag als Unternehmen, Behörde oder sonstige nicht-private Stelle, verarbeiten wir die auf dem Datenträger enthaltenen personenbezogenen Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. In diesem Fall schließen wir vor Beginn der Verarbeitung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein entsprechendes Vertragsmuster stellen wir auf Anfrage (kontakt@reconbase.de) zur Verfügung.

5.6 Verfügungsberechtigung

Bitte senden Sie nur Medien, zu denen Sie verfügungsberechtigt sind. Ein Besitznachweis kann zum Schutz vor Missbrauch verlangt werden.

6. Darstellung (Hell-/Dunkelmodus)

Die Website speichert Ihre Wahl der Darstellung lokal im Browser (localStorage, Schlüssel reconbase-theme). Diese Information verlässt Ihr Gerät nicht und wird nicht an den Server übermittelt.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an komfortabler Bedienung) bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich / rein lokal)

7. Cookies & Analyse

Diese Website setzt derzeit keine Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies ein. Es findet kein Einsatz von Google Analytics, Meta-Pixel oder vergleichbaren Diensten statt.

8. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Die Website wird per HTTPS bereitgestellt. Dadurch wird die Übertragung zwischen Ihrem Browser und dem Server technisch abgesichert.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Bayern ist typischerweise:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

10. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Formular- und Auftragsdaten ist weder gesetzlich noch vertraglich zwingend, jedoch für die Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Durchführung der Datenrettung erforderlich. Ohne die notwendigen Angaben kann kein Angebot bzw. keine Leistung erbracht werden.

11. Änderung dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Technik, Leistungen oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 25. Juli 2026